La compañía de servicios públicos se pone a tono con la normatividad vigente y da un paso adelante en su proceso de modernización institucional. 413 millones de pesos, fueron invertidos en la puesta en funcionamiento del sistema de información documental.
Las ceibas Empresas Públicas de Neiva, organizó su archivo y por ello puso en funcionamiento una moderna oficina donde concentró la información documental de todos los procesos, administrativos, financieros, contables y demás.
La entidad, con el respaldo de la su junta directiva, aprobó realizar una millonaria inversión con el objetivo de ponerse a tono con lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, que ordena a las entidades públicas contar con un sistema especializado para el almacenamiento de la información documental.
Según el gerente de la entidad Andrés Eduardo Charry, la puesta en funcionamiento del archivo central es una demostración más de transparencia y de modernización institucional.
“Los archivos son imprescindibles y vitales para la sociedad porque sin ellos no habría ni pasado ni futuro. Una sociedad fuerte y eficaz debe contar con archivos que respalden y sustenten sus acciones, archivos que sirvan a la sociedad y a las instituciones, que velen por custodiar y proteger nuestra memoria y que generen conocimiento y transparencia. Es por esa razón que hoy damos apertura oficial a este espacio que significa un paso adelante en el cumplimiento de los mandatos de la ley y en la política de buen gobierno que hemos querido desarrollar desde que asumimos la gerencia”, explicó el ejecutivo.
Charry Gilombo, reveló que uno de los principales hallazgos que siempre determinan los organismos de control en sus auditorias a la entidad, han estado relacionados con el sistema de información documental, por lo que su administración se propuso resolver ese problema que estaba incidiendo en los indicadores de cumplimiento y gestión.
“Se ha realizado un esfuerzo financiero importante que llega a los 413 millones de pesos, debo reconocer el respaldo de la junta directiva de la Empresa que nos ha respaldado entendiendo la importancia de contar con un sistema de archivo al que se pueda acceder con facilidad. Los organismos de control han venido haciendo notar este problema y era necesario dar cumplimiento a un plan de mejoramiento y así lo hemos hecho. Hoy tenemos un sistema documental moderno y plenamente centralizado”, complementó el gerente de Las Ceibas EPN.
Para el ejecutivo que está a cargo de Las Ceibas, la compañía hoy cuenta con un moderno y sofisticado sistema de información documental al que cualquier ciudadano puede acudir y donde además está la memoria histórica de la compañía, un tesoro invaluable que se ha rescatado para la posteridad.
“Hoy este archivo central, sin temor a equivocarme, es uno de los más completos que tenemos en la ciudad; manejado por personas competentes, expertos en el área y con la capacidad suficiente para manejarlo con la pulcritud, transparencia y la organización que amerita. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas y eso para nosotros como compañía es muy valioso”, reiteró el gerente de EPN.
“Es muy importante señalar que el libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida. En este proceso de condensación de la información hemos podido conocer la forma como se adelantaban los procesos contractuales en otros momentos de la compañía, lo que nos ha permitido entender la valía que para una ciudad como Neiva, tiene una empresa como Las Ceibas”, finalizó diciendo Andrés Eduardo Charry.